Posted by: jsofian | January 1, 2013

Menilik Strategi Knowledge Sharing & Transfer Dalam Perusahaan.


Screen Shot 2013-02-24 at 8.10.46 PM Harus diakui bahwa kecenderungan dari sebagian besar karyawan ogah untuk melakukan Knowledge Sharing & Transfer (KS&T) kepada rekan sekerja atau bawahnya di dalam perusahaan, alasannya sederhana saja agar tidak tersaingi atau lebih ekstremnya agar tidak tersingkirkan. Oleh karena itu, KS&T merupakan tantangan bagi perusahaan. Menantang karena paretonya  mengatakan bahwa keberhasilan KS&T 80% berhubungan dengan aspek non teknis dan hanya 20% terkait dengan aspek teknis.  Kondisi ini secara kasat mata jelas terlihat di sebagain besar budaya perusahaan di Indonesia. Secara sederhana, KS&T merupakan proses pertukaran knowledge  antara beberapa orang yang saling berkepentingan atau yang tergabung di dalam komunitas. Perusahaan sadar akan pentingnya knowledge sebagai aset intangible yang sangat berharga untuk menciptakan dan mempertahankan keunggulan kompetitif perusahaan. Banyak faktor yang mempengaruhi akan keberhasilannya sebuah proses KS&T, antara lain teknologi, budaya organisasi, kepercayaan, dan intensif. Banyak faktor yang mempengaruhi KS & T karena KS & T memilki keterkairan dengan waktu, kesempatan, kerumitan, dan strategi. Rintangan yang dapat menghambat jalannya KS & T dapat timbul dari berbagai faktor, antara lain masalah dalam berkomunikasi, salah penafsiran, bahasa, teknologi dan teknik yang digunakan dalam knowledge sharing dan transfer. Guzman dan Wilson (2005) menyatakan bahwa rintangan dan masalah dari KS & T adalah kekompleksitasan proses sosial yang terjadi selama proses sharing berlangsung.

Salah satu faktor yang dapat mempengaruhi akan keberhasilannya penerapan KS & T dalam suatu perusahaan adalah pemilihan strategi yang tepat dalam pelaksanaannya. Banyak cara yang dapat dilakukan oleh perusahaan dalam mengidentifikasi, menyimpan, dan metransfer knowledge yang ada. Strategi yang berhasil diterapkan pada satu perusahaan belum tentu strategi itu juga tepat digunakan untuk perusahaan lainnya.  Implementasi knowledge sharing dan knowledge transfer yang sukses tidak luput dari pemilihan strategi yang tepat dalam penerapannya. Strategi yang tepat pada satu perusahaan tidak dapat dijadikan acuan akan kepastian suksesnya penerapan strategi yang sama dalam perusahaan lainnya. Ada 12 startegi untuk keberhasilan KS & T yaitu (William J Rothwell):

  1. Job Shadowing Program 
 adalah strategi KS & T dari satu orang atau grup ke orang atau grup lainnya. Dalam penerapannya, orang yang sudah mempunyai pengalaman (veteran) akan dipasangkan dengan orang baru. Para veteran ini akan diminta untuk membagikan knowledge nya dalam menghadapi permasalahan – permasalahan sulit yang pernah dihadapinya kepada orang baru yang telah dipasangkan dengannya.
  2. Communities of Practice 
(COP) adalah sebuah grup yang dibentuk untuk membagikan informasi tentang suatu masalah, isu, atau topik. Komunitas ini dapat melakukan pertemuannya secara langsung atau online.
  3. Process Documentation 
 meliputi pembuatan flowchart tentang bagaimana pekerjaan tersebut dikerjakan. Di dalam flowchart spesial variasi yang berisi tentang apa yang seharusnya dilakukan oleh pekerja atau bagaimana mereka seharusnya bekerja ketika dihadapakan pada sebuah spesial keadaan. Proses documentation yang jelas akan sangat bermanfaat dalam menyimpan dan metransfer knowledge dari pekerja yang berpengalaman kepada pekerja yang mempunyai sedikit pengalaman.
  4. Critical Incident Interview 
. Teknik ini diterapkan pada tahun 1950an yang merupakan proses penggalian knowledge tentang kejadian – kejadian penting yang dialami oleh para pekerja melalui sebuah proses wawancara atau pengisian kuesioner. Knowledge yang didapat dari proses ini antara lain adalah tindakan apa saja yang dilakukan dalam menghadapi situasi yang terjadi dan apa hasil dari tindakan tersebut. Critical incident interview ini sangat bermanfaat bagi perusahaan dalam menghadapi situasi sulit yang kemungkinan akan terjadi kembali dalam waktu yang akan datang.
  5. Expert System (ES). ES biasanya bersifat otomatis dan telah dimodelkan. ES berisi masalah – masalah yang sering terjadi atau masalah umum dan bagaimana cara mengatasi masalah tersebut.
  6. Job Aids 
adalah segala sesuatu yang dapat membantu orang dalam bekerja. Contoh sebuah check list. Knowledge dapat disimpan pada job aid dan dapat diakses kapan saja oleh orang lain pada saat kebutuhan timbul.
  7. Storyboard 
 adalah kumpulan dari gambar berurutan yang menceritakan sebuah kejadian atau proses. Teknik ini dapat diaplikasikan untuk pembuatan gambar atau diagram tentang apa yang harus dilakukan dan bagaimana caranya.
  8. Mentoring Program 
 adalah orang yang mempunyai pengalaman yang banyak. Biasanya orang – orang yang sukses mempunyai beberapa mentor dalam hidupnya. Mentor ini memberikan saran tentang apa yang harus dilakukan, bagaimana melakukannya, dan mengapa itu penting untuk dilakukan di dalam kondisi yang sedang dihadapi.
  9. Storyteliing. Teknik ini
 bersifat kurang terstruktur apabila dibandingkan dengan critical incident 
tetapi menghasilkan hasil yang sama dengan critical incident.
  10. Information exchange. 
Strategi ini diterapkan dengan cara pekerja yang telah berpengalaman duduk dalam suatu tempat dan memberikan knowledge kepada para pekerja yang belum berpengalaman yang mendatanginya dalam tempat tersebut.
  11. Electronic Performance Support System (EPSS) 
Sebagian besar orang menilai bahwa EPSS adalah strategi atau metode yang paling memuaskan untuk menyimpan dan mentransfer knowledge. EPSS adalah sebuah sistem yang menggabungkan artificial intelligence, expert system, real time e-learning system, dan computer-based referencing system. Ketika sebuah pengguna mengalami masalah, dia dapat mengakses sluruh kebijkan atau prosedur melalui referencing system, mendapatkan masukan dari pengalaman pendahulunya melalui expert system, dan dapat juga belajar melalui komponen pelatihan yang ada dalam sistem.
  12. Best Practices Studies. Best practices tidak selalu berasal dari perusahaan lain. Di dalam perusahaan itu sendiri juga terdapat best practice. Best practice dapat dibagikan melalui rapat – rapat yang diadakan.

Selain 12 strategi di atas, terdapat juga beberapa strategi lain yang dapat diterapkan pada proses KS & T. Departemen Tenaga Kerja New York Amerika Serikat beranggapan bahwa ada 17 strategi yang dapat diterapkan dalam proses KS & T. Tambahan Strategi selain yang dipaparkan oleh William J Rothwell adalah:

  1. Expert interview, 
Sebuah sesi dimana para expert meluangkan waktunya untuk bertemu dengan orang lain untuk membagikan knowledge yang dimilikinya.
  2.  Internship, Sebuah pengaturan yang formal dimana para expert memberikan knowledge nya kepada pemula pada waktu yang lamanya telah diatur.
  3. Job rotation. Sebuah pelatihan dengan cara melakukan rotasi pekerjaan kepada para pekerja yang ada dalam organisasi.
  4. Knowledge audit. Kegiatan ini dapat membantu sebuah perusahaan dalam mengidentifikasi aset knowledge yang dimiliki oleh perusahaan tersebut, termasuk juga knowledge apa yang dimiliki dan knowledge apa yang dibutuhkan
  5. Knowledge fair, merupakan sebuah acara yang menampilkan informasi tentang perusahaan atau informasi tentang sebuah topik. Acara ini dapat dilakukan secara internal untuk memberikan sebuah forum untuk membagikan informasi, atau dapat dilakukan secara eksternal untuk melatih pelanggan atau para pemegang saham akan infromasi penting yang diperlukan.
  6. Knowledge map. Katalog informasi atau knowledge ini berada di dalam perusahaan dan dimana letak informasi atau knowledge tersebut. Katalog ini hanya menunjukann informasi atau knowledge tetapi tidak berisi tentang informasi atau knowledge tersebut.
  7. Lesson learned debriefing. Kegitaan tanya jawab ini adalah sebuah cara untuk mengidentifikasi, menganalisa, dan menangkap pengalaman apa yang berhasil dan apa yang butuh untuk dikembangkan sehingga orang lain dapat belajar dari pengalaman yang telah terjadi.

Strategi  yang telah dipaparkan di atas dapat diterapkan pada perusahaan dengan tingkat keberhasilan yang berbeda satu dengan yang lain. Perbedaan ini terjadi karena ada faktor – faktor yang mempengaruhi akan keberhasilan sebuah KS & T, diantaranya:  teknologi, budaya organisasi, kepercayaan, dan intensif. Pedoman penting dalam kesuksesan sebuah KS & T adalah menciptakan sebuah lingkungan yang dapat dipercaya dalam sebuah perusahaan, kerjasama bukanlah sebuah rivalitas atau kompetisi, menciptakan sebuah budaya yang siap untuk menampung perubahan, menganalisa tentang mengapa harus melakukan sebuah aktivitas sebelum memikirkan tentang bagaimana cara melakukan aktivitas tersebut, mengetahui bagaimana perusahaan menangani sebuah kesalahan, bekerja lebih baik apabila dibandingkan dengan hanya berbicara, bagaimana tingkat manajemen melihat dan memberikan penghargaan terhadap KS & T, dan memastikan kepuasan pekerja.

Selamat mencoba dari strategi  KS & T di  Perusahaan Anda.

 Daftar Pustaka

  1. William J Rothwell, Ph.D, SPHR, (2004), Knowledge Transfer: 12 Strategies for Succession Management ̧ IPMA-HR News.
  2. New York State Departement of Civil Service, (2004), Knowledge Transfer Strategies, IPMA New
  3.  Dove, Rick, How To Transfer Knowledge, Agility Forum Paradigm Shift International

Responses

  1. […] Sumber : Strategi Knowledge Sharing And Knowledge Transfer […]

  2. […] Sumber : Strategi Knowledge Sharing And Knowledge Transfer […]

  3. […] Sumber : Strategi Knowledge Sharing And Knowledge Transfer […]

  4. […] https://jsofian.wordpress.com/2013/01/01/pilih-pilih-strategi-knowledge-sharing-transfer-dalam-perus… […]

  5. […] https://jsofian.wordpress.com/2013/01/01/pilih-pilih-strategi-knowledge-sharing-transfer-dalam-perus… […]


Leave a Reply

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Categories

%d bloggers like this: