Perpustakaan juga perlu Knowledge Management

 Saya teringat pada waktu menyelesaikan skripsi pada tahun 1996 lampau, tempat yang paling sering dikunjungi di kampus adalah perpustakaan. Tujuannya jelas, karena perpustakan tempat terkonsentrasikan berbagai pengetahuan dari berbagai displin ilmu. Hampir dipastikan semua perguruan tinggi memiliki perpustakaan sebagai ikon yang menjadi salah satu identitas dari institusi pendidikan.  Namun, Seiring dengan perkembangan jaman, peran pustakawan semakin ‘terancam’ jika tidak dapat beradaptasi dengan perkembangan teknologi informasi dan mulai melirik knowledge management (KM) sebagai tool untuk membantu dalam mengelola perpustakaan.

Dalam berbagai tulisan menyebutkan beberapa isu- isu yang terkait dengan  KM di perpustakan: pertama, menitikberatkan kepada bagaimana memaksimalkan peranan pustakawan dalam mengelola dan melayani karena pustakawan tidak mungkin dapat menghafal semua judul buku,  kedua, bagaimana pengetahuan tacit dari seorang pustakawan dapat diexplicitkan, ketiga,  Isu lain terkait bagaimana dapat memanfatkan teknologi informasi dalam memberikan layanan perpustakaan.

Dalam konteks isu diatas, jelas KM akan membantu pekerjaan pustakawan agar bekerja lebih cerdas yang pada akhirnya akan menciptakan nilai tambah dan keuntunggan kompetitif bagi institusi dimana perpustakaan tersebut berada. Sebenarnya perpustakaan dapat dianalogikan sama dengan perusahaan pada umumnya. Lihat saja, perusahan Jepang yang mampu berinovasi lantaran mampu mengelola pengetahuan dengan maksimal. Belajar dari perusahaan Jepang  yang memahami betul akan pentingnya pengelolaan pengetahuan untuk menciptakan daya saing  sehingga dapat sustain di tengah persaingan. Prof. Ikujiro Nonaka merumuskan bahwa pengelolaan pengetahuan dapat mengunakan konsep SECI (Socialization, Externalization, Combination, Internalization ).

Menilik Strategi Knowledge Sharing & Transfer Dalam Perusahaan.

 Harus diakui bahwa kecenderungan dari sebagian besar karyawan ogah untuk melakukan Knowledge Sharing & Transfer (KS&T) kepada rekan sekerja atau bawahnya di dalam perusahaan, alasannya sederhana saja agar tidak tersaingi atau lebih ekstremnya agar tidak tersingkirkan. Oleh karena itu, KS&T merupakan tantangan bagi perusahaan. Menantang karena paretonya  mengatakan bahwa keberhasilan KS&T 80% berhubungan dengan aspek non teknis dan hanya 20% terkait dengan aspek teknis.  Kondisi ini secara kasat mata jelas terlihat di sebagain besar budaya perusahaan di Indonesia. Secara sederhana, KS&T merupakan proses pertukaran knowledge  antara beberapa orang yang saling berkepentingan atau yang tergabung di dalam komunitas. Perusahaan sadar akan pentingnya knowledge sebagai aset intangible yang sangat berharga untuk menciptakan dan mempertahankan keunggulan kompetitif perusahaan. Banyak faktor yang mempengaruhi akan keberhasilannya sebuah proses KS&T, antara lain teknologi, budaya organisasi, kepercayaan, dan intensif. Banyak faktor yang mempengaruhi KS & T karena KS & T memilki keterkairan dengan waktu, kesempatan, kerumitan, dan strategi. Rintangan yang dapat menghambat jalannya KS & T dapat timbul dari berbagai faktor, antara lain masalah dalam berkomunikasi, salah penafsiran, bahasa, teknologi dan teknik yang digunakan dalam knowledge sharing dan transfer. Guzman dan Wilson (2005) menyatakan bahwa rintangan dan masalah dari KS & T adalah kekompleksitasan proses sosial yang terjadi selama proses sharing berlangsung.

Salah satu faktor yang dapat mempengaruhi akan keberhasilannya penerapan KS & T dalam suatu perusahaan adalah pemilihan strategi yang tepat dalam pelaksanaannya. Banyak cara yang dapat dilakukan oleh perusahaan dalam mengidentifikasi, menyimpan, dan metransfer knowledge yang ada. Strategi yang berhasil diterapkan pada satu perusahaan belum tentu strategi itu juga tepat digunakan untuk perusahaan lainnya.  Implementasi knowledge sharing dan knowledge transfer yang sukses tidak luput dari pemilihan strategi yang tepat dalam penerapannya. Strategi yang tepat pada satu perusahaan tidak dapat dijadikan acuan akan kepastian suksesnya penerapan strategi yang sama dalam perusahaan lainnya. Ada 12 startegi untuk keberhasilan KS & T yaitu (William J Rothwell):

Apa Dampak Knowledge Management bagi perusahan ?

Judul diatas seakan merupakan pertanyaan pembuka yang sering ditanyakan oleh klien, peserta seminar, atau mahasiswa ketika membahas mengenai Knowledge Management  (KM) di perusahaan. Wajar saja, karena KM dari umurnya masih dikategorikan sebagai bidang keilmuan ‘relatif’ baru dalam 2 dekade terakhir ini. Namun, menariknya meskipun tergolong ‘newbie’ keberadaannya mulai diperhitungkan oleh kalangan akademis dan praktisi minimal diperbincangkan dalam pelbagai forum bisnis dan manajemen. Untuk level perusahaan saat ini cukup banyak yang mulai menerapkan dengan menambahkan divisi baru untuk KM dengan sebutan pejabatnya sebagai Chief of Knowledge office (CKO). KM dipercaya dapat mempercepat pembelajaran bersama dalam pengembangan sumber daya manusia sehingga memiliki daya saing dan merespons perubahan pasar bisnis secara proaktif. KM merupakan kegiatan mengelola pengetahuan sebagai aset, dimana dalam berbagai prakteknya terjadi diseminasi valuable knowledge kepada orang yang tepat dan dalam waktu yang cepat, sehingga dapat mengambil keputusan yang lebih efektif dibandingkan dengan sebelumnyam dengan cara saling berinteraksi, berbagi dan mengaplikasikannya dalam aktivitas sehari-hari.

Nah, sebelum membahas lebih mendalam ada baiknya pengertian knowledge harus disepakati terlebih dahulu karena mendefinisikan knowledge dari beberapa pakar ternyata berbeda-beda. Mendefinisikan knowledge menjadi sulit karena menggabungkan banyak intangibles seperti pengalaman (experience), intuisi (intuition), pertimbangan (judgement), keahlian (skill), dan pelajaran yang dipelajari (lessons learned) yang tujuannya agar pengambilan keputusan dapat lebih tepat dan efektif. Sedangkan definisi KM oleh beberapa pakar menyebutkan sebagai berikut:

Hari ini Sabtu, 1 oktober 2011, mata kuliah Sistem informasi korporat di Kelas eksekutif angkatan 50 program Magister Manajemen dimulai. Tim dosen yang mengajar masih sama dengan angkatan sebelumnya yaitu saya, pa Riri Satria, pa Henry Christianto dan pa Robbi. Bagaimana profil mahasiswanya ?. Gambaran sekilas profil mahasiswa di angkatan ini terdiri dari berbagai jenjang manajemen dari top manajemen sampai operasional, ada yang sebagai business owner, manager, dan senior consultant. Bidang industri yang mereka geluti pun variatif  dari industri perbankan, property, oil & gas, dan medical product. Seperti perkuliahan sebelum, metode pembelajaran lebih ditekankan pada penerapan di dunia kerja berdasarkan konsep manajemen terkini. Diskusi dan interaksi menjadi menarik karena diselinggi dengan pengalaman dan pemikiran yang kritis dari para mahasiswa.

Kelas Perdana di eksekutif angk 45 PPM

Hari ini mata kuliah Sistem informasi korporat di Kelas eksekutif angkatan 45 program Magister Manajemen dimulai. Tim dosen yang mengajar masih sama dengan angkatan sebelumnya yaitu saya, pa Riri Satria, dan pa Henry Christianto. Bagaimana profil mahasiswanya ?. Gambaran sekilas profil mahasiswa di angkatan ini terdiri dari berbagai jenjang manajemen dari top manajemen sampai operasional, ada yang sebagai business owner, manager, dan senior consultant. Bidang industri yang mereka geluti pun variatif  dari industri perbankan, property, rumah sakit, dan medical product. Seperti perkuliahan sebelum, metode pembelajaran lebih ditekankan pada penerapan di dunia kerja berdasarkan konsep manajemen terkini. Diskusi dan interaksi menjadi menarik karena diselinggi dengan pengalaman dan pemikiran yang kritis dari para mahasiswa.

Materi kuliah sesi hari ini adalah extending the enterprise. Extending the enterprise menjadi model baru sebagai dampak adanya dinamika perkembangan dari industrial dan teknologi. Paradigma network economy menyakini bahwa batasan antar organisasi akan semakin fluid , hubungan antar perusahaan didasarkan kepada mutual benefit untuk menciptakan keunggulan kompetitif, dan penerapan teknologi informasi (internet) menjadi bagian yang fundamental dalam membentuk network economy.

Welcome to all my student

Kelas Perdana Program MM Eksekutif Muda I

Diujung bulan Januari kemaren, Program MM  Eksekutif 44 di PPM berakhir sudah. Secara pribadi, saya menikmati kelas  ini bukan hanya banyolan2 segar dari para mahasiswa tetapi juga antusias dalam mengikuti matakuliah Corporation Information System yang saya dan Pak Riri Satria asuh. Banyak informasi dan pelajaran menarik saat di lakukan group presentation, masing2 kelompok memaparkan sesuai dengan kondisi nyata yang terjadi di dalam pekerjaan masing-masing. Disini terlihat bagaimana kepiawaian mahasiswa dalam menghubungkan antara teori dan praktek .

Dengan berakhirnya kelas ini, maka kelas baru program MM eksekutif Muda 1 di mulai. Matakuliah yang kami asuh ditetap sama yaitu Corporate Information System, pengajarnya pun sama yaitu Pak Riri Satria dan mas Henry Chritianto. Kelas ini didominasi oleh profesional muda yang sebagian besar baru memulai karir selepas dari bangku kuliah.  Hari ini, hari pertama saya mengajar dengan topik bahasan mengenai Extending the Enterprise. Topik ini membahas mengenai business Network model  yang dilatarbelakangi dengan munculnya turbulensi bisnis, ketidakpastian pasar, dan dinamika perilaku konsumen. Oleh karenanya, perusahaan perlu membentuk hubungan dengan pemasok, pesaing, dan perusahaan sejenis sehingga terjalin jaringan untuk memperkuat bisnis proses dan layanan kepada konsumennya. Jenis dan karakteristik dari business network ini tergantung dari kebutuhan dan kondisi perusahan, yang pasti menggunakan teknologi informasi (TI).

Minggu depan, mahasiswa akan mengadakan group presentation yang membahas beberapa kasus di dalam buku Corporate Informatin strategy and management ( Applegate).

 

 

Memberikan Kuliah Perdana di PPM

Hari ini merupakan hari perdana dimana saya memberikan kuliah di Lembaga Manajemen PPM. Bersama dengan Pak Riri Satria, dan Hendri Christianto (Asisten Dosen), kami mengasuh  matakuliah Corporate Information System. Matakuliah ini dirancang untuk memberikan gambaran holistik dari berbagai perspektif information management dalam sebuah perusahan.  Selesai mengikuti kuliah ini, mahasiswa diharapkan memahami peranan strategik dari Teknologi Informasi dan sistem informasi dalam perusahaan. Fokus matakuliah ini adalah trend perkembangan model bisnis saat ini, tren dalam information system management, e-commerce, outsourcing, internet, project management dan project risk. Oleh karena itu, metode  perkuliahan lebih banyak ditekankan pada diskusi yang membahas studi kasus nyata yang terjadi di Indonesia.

Sesi yang saya berikan hari ini mengenai Extending The Enterprise, topik ini membahas mengenai pentingnya business network, karateristik dari berbagai model dalam business network serta memberikan gambaran peranan penting dari TI. Sedangkan pembahasan  studi-kasus2 , kasus yang diangkat tentang Group Purchasing Alliance  (GPA) yang merupakan salah satu bentuk dari  business network infomediaries. GPA merupakan model bisnis (e-bisnis) berbasis TI sebagai wadah transaksi bagi rumah sakit, distributor, dan institusi keuangan. Studi kasus ini merupakan rancangan yang pernah saya buat beberapa tahun yang lalu, dan pernah diimplementasi di Indonesia. Topik yang sama juga pernah saya bawakan kepada mahasiswa Magister Komputer tentu saja dengan penyesuaian dan penekanan pada bagian2 teknologi  sesuai topik bahasan.

Saya cukup terkesan, mahasiswa cukup anthusias untuk memberikan komentar dan analisa sehubungan dengan proses bisnis dan cost benefit dari studi kasus. Bahkan dari beberapa mahasiswa memahami terminologi TI yang digunakan.  Berbeda dengan mahasiswa magister komputer, yang pertama kali komentari pada saat diskusi adalah mekanisme dan proses teknis ( database, Data flow diagram, security) terlebih dahulu, sedangkan kalau mahasiswa Magister Manajemen memulai komentarnya  dari sisi manajemen 🙂  (lah iyah lah..)