Judul diatas seakan merupakan pertanyaan pembuka yang sering ditanyakan oleh klien, peserta seminar, atau mahasiswa ketika membahas mengenai Knowledge Management (KM) di perusahaan. Wajar saja, karena KM dari umurnya masih dikategorikan sebagai bidang keilmuan ‘relatif’ baru dalam 2 dekade terakhir ini. Namun, menariknya meskipun tergolong ‘newbie’ keberadaannya mulai diperhitungkan oleh kalangan akademis dan praktisi minimal diperbincangkan dalam pelbagai forum bisnis dan manajemen. Untuk level perusahaan saat ini cukup banyak yang mulai menerapkan dengan menambahkan divisi baru untuk KM dengan sebutan pejabatnya sebagai Chief of Knowledge office (CKO). KM dipercaya dapat mempercepat pembelajaran bersama dalam pengembangan sumber daya manusia sehingga memiliki daya saing dan merespons perubahan pasar bisnis secara proaktif. KM merupakan kegiatan mengelola pengetahuan sebagai aset, dimana dalam berbagai prakteknya terjadi diseminasi valuable knowledge kepada orang yang tepat dan dalam waktu yang cepat, sehingga dapat mengambil keputusan yang lebih efektif dibandingkan dengan sebelumnyam dengan cara saling berinteraksi, berbagi dan mengaplikasikannya dalam aktivitas sehari-hari.
Nah, sebelum membahas lebih mendalam ada baiknya pengertian knowledge harus disepakati terlebih dahulu karena mendefinisikan knowledge dari beberapa pakar ternyata berbeda-beda. Mendefinisikan knowledge menjadi sulit karena menggabungkan banyak intangibles seperti pengalaman (experience), intuisi (intuition), pertimbangan (judgement), keahlian (skill), dan pelajaran yang dipelajari (lessons learned) yang tujuannya agar pengambilan keputusan dapat lebih tepat dan efektif. Sedangkan definisi KM oleh beberapa pakar menyebutkan sebagai berikut:
- KM merupakan proses menangkap keahlian kolektif Perusahaan onal, di mana pun pengetahuan tersebut berada, baik di dalam database, pada paper-paper, atau di kepala orang, dan kemudian mendistribusikan pengetahuan tersebut ke mana pun agar dapat menghasilkan pencapaian yang terbesar ( Dimtia & Oder).
- KM adalah bangunan sistematis, eksplisit dan disengaja, pembaharuan, dan aplikasi pengetahuan untuk memaksimalkan efektivitas yang berkenaan dengan pengetahuan Perusahaan dan pengembalian kembali aset pengetahuan Perusahaan (Wigg)
- KM adalah seperangkat proses menciptakan dan berbagi pengetahuan ke seluruh Perusahaan untuk mengoptimalkan pencapaian misi dan tujuan Perusahaan . Jadi, KM adalah mengenai meningkatkan penggunaan pengetahuan Perusahaan onal melalui praktik-praktik manajemen informasi dan pembelajaran Perusahaan untuk mencapai keunggulan kompetetitif dalam pengambilan keputusan (Townley)
Sedangkan fungsi KM dalam perusahaan dapat dirumuskan menjadi 5 yaitu ( Frappaolo & Tomas) :
- Intermediation: yaitu KM berfungsi sebagai perantara antara produser knowledge dengan pencari pengetahuan. Peran tersebut untuk mencocokkan (matching) kebutuhan pencari pengetahuan dengan sumber pengetahuan secara optimal.
- Externalization: yaitu KM berfungsi sebagai media transfer pengetahuan dari pikiran pemiliknya ke tempat penyimpanan (repository) eksternal, dengan cara seefisien mungkin.
- Internalization: adalah KM berfungsi sebagai “pengambilan” (extraction) pengetahuan dari tempat penyimpanan eksternal, dan menyaring pengetahuan tersebut untuk disediakan bagi pencari yang relevan.
- Cognition: adalah KM berfungsi sebagai sistem untuk membuat keputusan yang didasarkan atas ketersediaan pengetahuan.
- Measurement: yaitu KM berfungsi alat untuk mengukur, memetakan dan mengkuantifisir pengetahuan korporat dan performance dari solusi KM . Fungsi ini mendukung empat fungsi lainnya, untuk mengelola pengetahuan itu sendiri.
Setelah mengetahui definisi dan fungsi KM di dalam perusahaan, maka kembali kepada pertanyaan diawal “apa damapk KM bagi perusahaan?” maka dapat dijawab bahwa dampak penerapan KM akan dapat terlihat dengan memetakan ke dalam 4 aspek yaitu aspek people, process, products/services, dan organization performance.
A. Impact on People.
Teringat ketika pertama kali saya bekerja di sebuah perusahaan consumer good sekitar tahun 1997. Pada saat itu, perasaan yang muncul ketika masuk ke kantor pertama kali adalah perasaan tidak percaya diri, merasa mampu, dan khawatir mengecewakan atasan. Wajar saja, karena lingkungan kantor jauh berbeda dengan lingkungan kampus. Hal sederhana saja, ketika tidak ada orientasi kerja, tidak ada job description yang jelas, tidak ada SOP, dan tidak ada proses mentoring maka lambat laun karyawan akan merasa tidak betah di dalam perusahan. Sebaliknya, jika sudah ada aturan yang jelas, SOP dan dokumentasi yang baku, maka proses adaptasi karyawan akan jauh lebih cepat sehingga dapat produktif, nah disinilah KM dapat berperan. KM dapat berpengaruh terhadap karyawan dengan cara memfasilitasi pegawai dalam proses belajar antara pegawai, meningkatkan kepuasaan dalam bekerja khususnya (khususnya ketika berhadapan dengan permasalahan), sehingga menjadikan perusahaan mampu berkembang dan adaptif terhadap dinamika persaingan dan teknologi. Menurut hasil survey IDC dan KM Magazine pada bulan Mei 2001, alasan perusahaan di Amerika menerapakan KM ternyata terkait dengan peningkatan kinerja karyawan yaitu pertama, agar karyawan (knowledge worker) dapat dipertahankan, kedua, dengan dipertahankan para karyawan akan menciptakan kepuasan pelanggan, dan pada akhirnya berdampak terhadap keuntungan perusahaan.
Kinerja merupakan hasil kerja atau karya yang dihasilkan oleh setiap karyawan untuk mencapai dan mewujudkan tujuan perusahaan. Prinsipnya, kinerja bersifat individu karena setiap karyawan memiliki tingkat kemampuan yang berbeda. Kinerja seseorang tergantung pada kombinasi dari kemampuan,usaha, dan kesempatan yang diperoleh. Lantas bagaimana perusahaan dapat mengetahui kinerja karyawannya maksimal atau tidak. Mengutip dari Bernardin & Russel terdapat 6 kriteria untuk menilai kinerja karyawan, yaitu:
- Quality, tingkatan kualitas karyawan yang sesuai dan memenuhi harapan perusahaan.
- Quantity, tingkatan kuantiti yang dihasilkan secara financial, jumlah unit, atau jumlah dari siklus pekerjaan yang telah diselesaikan.
- Timeliness, Tingkatan dalam ukuran pemanfaatan dan memaksimalkan waktu dalam bekerja.
- Cost effectiveness, Tingkatan dalam ukuran pemanfaatan dan memaksimalkan sumber daya Perusahaan berupa manusia, keuangan, dan teknologi untuk mendapatkan hasil yang tertinggi atau pengurangan kerugian dari tiap unit.
- Need for supervision, Tingkatan dimana seorang karyawan dapat melakukan pekerjaannya tanpa perlu meminta bimbingan dari atasannya.
- Interpersonal impact, Tingkatan di mana seorang karyawan merasa percaya diri, punya keinginan yang baik, dan bekerja sama di antara rekan kerja
B. Impact on Product/Service.
Impact terhadap produk yang dihasilkan dapat dilihat dari 2 perspektif yaitu Value added product dan knowledge based product, dimana KM dapat membantu untuk menawarkan produk baru yang belum pernah dihasilkan sebelumnya. KM akan memberikan kesempatan besar terhadap munculnya inovasi-inovasi baru sehingga bisnis perusahaan tidak berjalan secara monoton.
C. Impact on Process
Dampak penerapan KM setelah people dan product, menjadikan peningkatan dalam proses perusahaan. Impacat dalam proses bisnis Perusahaan terlihat dalam 3 (tiga) aspek yaitu:
- Process Effectiveness , KM akan dapat memberikan meminimalkan terjadinya kesalahan dalam proses perusahaan sekaligus untuk dapat adaptasi terhadap turbulensi lingkungan bisnis yang terjadi.
- Process Efficiency, KM dapat meningkatkan produktivitas dan cost savings dengan tersedianya pengetahuan yang dimuktahirkan sesuai dengan proses perusahaan.
- Process Innovation, KM dimanfaatkan untuk dapat mendorong terciptanya prosess kreatifitas dan inovasi dari setiap karyawan dengan peningkatan kompetensi dan eksplorasi ide-ide baru sesuai dengan bidang masing-masing.
D. Impact on Organizational Perfomance
Pada akhirnya, khususnya bagi pemilik perusahaan atau pemegang sahan KM dipercayakan akan meningkatkan kinerja secara korporat baik secara langsung atapun tidak langsung.
- Direct Impact on Organizational Performance terjadi ketika KM menghasilkan pendapatan dan keuntungan atau ketika strategi manajemen pengetahuan sejalan dengan strategi bisnis. Dampak langsung terhadap pendapatan dan / atau biaya dan dapat secara eksplisit dihubungkan dengan visi Perusahaan atau strategi Perusahaan . Sehingga pengukuran direct impact lebih mudah dilakukan dengan mengetahui nilai ROI (return of investment)..
- Indirect Impact on Organization Performance terjadi melalui kegiatan yang tidak terkait langsung dengan, strategi visi Perusahaan , pendapatan, atau biaya seperti terjaganya keunggulan kompetitif perusahaan.
Jadi dapat disimpulkan, untuk dapat melihat apakah KM membawa dampak kepada perusahaan minimal yang menjadi ukuran keberhasilan dari penerapan KM adalah keempat aspek tersebut. Tentu saja harus menjadi lebih baik dibandingkan sebelum dan sesudah diterapkannya KM di perusahaan.
salam KM..
J. Sofian Lusa in the footsteps of my life ... 
Leave a comment