Perpustakaan juga perlu Knowledge Management

 Saya teringat pada waktu menyelesaikan skripsi pada tahun 1996 lampau, tempat yang paling sering dikunjungi di kampus adalah perpustakaan. Tujuannya jelas, karena perpustakan tempat terkonsentrasikan berbagai pengetahuan dari berbagai displin ilmu. Hampir dipastikan semua perguruan tinggi memiliki perpustakaan sebagai ikon yang menjadi salah satu identitas dari institusi pendidikan.  Namun, Seiring dengan perkembangan jaman, peran pustakawan semakin ‘terancam’ jika tidak dapat beradaptasi dengan perkembangan teknologi informasi dan mulai melirik knowledge management (KM) sebagai tool untuk membantu dalam mengelola perpustakaan.

Dalam berbagai tulisan menyebutkan beberapa isu- isu yang terkait dengan  KM di perpustakan: pertama, menitikberatkan kepada bagaimana memaksimalkan peranan pustakawan dalam mengelola dan melayani karena pustakawan tidak mungkin dapat menghafal semua judul buku,  kedua, bagaimana pengetahuan tacit dari seorang pustakawan dapat diexplicitkan, ketiga,  Isu lain terkait bagaimana dapat memanfatkan teknologi informasi dalam memberikan layanan perpustakaan.

Dalam konteks isu diatas, jelas KM akan membantu pekerjaan pustakawan agar bekerja lebih cerdas yang pada akhirnya akan menciptakan nilai tambah dan keuntunggan kompetitif bagi institusi dimana perpustakaan tersebut berada. Sebenarnya perpustakaan dapat dianalogikan sama dengan perusahaan pada umumnya. Lihat saja, perusahan Jepang yang mampu berinovasi lantaran mampu mengelola pengetahuan dengan maksimal. Belajar dari perusahaan Jepang  yang memahami betul akan pentingnya pengelolaan pengetahuan untuk menciptakan daya saing  sehingga dapat sustain di tengah persaingan. Prof. Ikujiro Nonaka merumuskan bahwa pengelolaan pengetahuan dapat mengunakan konsep SECI (Socialization, Externalization, Combination, Internalization ).

1. Proses sosialisasi (socialization), yakni mengubah tacit knowledge ke tacit knowledge lain. Proses ini terjadi dalam proses pembelajaran langsung interaksi sehari-hari.
2. Proses eksternalisasi (externalization), yaitu mengubah tacit knowledge yang kita miliki menjadi explicit knowledge. Contohnya dengan menuliskan pengalaman yang kita dapatkan dalam bentuk tulisan artikel atau buku.
3. Proses kombinasi (combination), yaitu memanfaatkan explicit knowledge yang ada untuk diimplementasikan menjadi explicit knowledge lain. Seperti membuat laporan riset, skripsi, tesis, paper, dsb.
4. Proses internalisasi (internalization), yakni mengubah explicit knowledge menjadi tacit knowledge. Dengan referensi dari manual dan buku yang ada, seseorang mulai bekerja, dan seseorang menemukan pengalaman baru, pemahaman baru dan know-how baru yang mungkin tidak didapat dari buku tersebut.

Faktor pemicu yang  ‘memaksa’ penerapan KM di dalam perpustakaan adalah karena keterbatasan dana dan ekspetasi yang tinggi dari stakeholder baik  pengguna perpustakaan maupun dari institusi yang menaunginya. Institusi mengharapkan perpustakaan dapat memberikan nilai tambah dan menjadi daya saing, sedangkan pengguna menuntut ketersediaan dan kelengkapan berupa informasi, buku, literatur, dan lain-lain. Faktor lain yang menjadi pemicu adalah  terkait dengan terbatasnya dana operasional, karena sebagian dana terserap untuk gaji staf dan memperbanyak koleksi perpustakaan. Keterbatasan dana ini yang menyebabkan perpustakaan harus mencari  alternatif lain agar kinerja operasional menjadi efektif dan efisien dengan alokasi dana yang terbatas.

Lantas bagaimana bentuk konkret  KM dalam Perpustakaan ? Untuk menjawabnya ada dua pemikiran, pertama, mengidentifikasi darimana sumber pengetahuan berasal. Sumber pengetahuan dapat diperoleh dari people, Artifact dan organizational entities (Bercerra) Dari ketiga sumber tersebut menurut Shixing Wen, human factor (people) dan Technology merupakan dua faktor yang paling sering disepakati dan Knowledge management advocate ( atau  organizational entities) sebagai faktor pelengkap.

• Human Factor
 berarti  semua orang (anggota perpustakaan) mempunyai pengetahuan yang dapat menjadi aset dari perpustakaan, oleh karena itu setiap pimpinan level yang terdapat dalam struktur organisasi dapat menjadi Chief Knowledge Officer (CKO) .
• Technology
 informasi dapat dijadikan sebagai merupakan salah satu sumber pengetahuan dalam institusi khususnya terkait dengan penyimpanan dan penyebaran pengetahuan.  Masalah klasik yang sering ditemui adalah terbatasnya dana untuk penerapan KM di perpustakaan. Terkait contraint ini, penggunaan Free open source software (FOSS) dapat dijadikan alternatif solusi.  FOSS yang dapat dijadikan contoh adalah besutan ITB Ganesha Digital Library, Evergreen, Greenstone, VuDL, Koha, NewGenLib, OpenBiblio, PMB, Refbase, dan sebagainya.  Aplikasi tersebut meliputi komputerisasi kegiatan administrasi perpustakaan dan sebagai repository. Kegiatan administrasi meliputi capturing masukan dan ekpektasi pengguna perpustakaan, online helpdesk, sharing system, dsb. Sedangkan Laporan yang dihasilkan dapat berupa grafik, statistik, rasio, dan lain-lain sehingga memudahkan pustakawan dalam mengambil keputusan, mencari inovasi, dan lebih kreatif dalam memberikan layanan.

Kedua, Hal lain yang perlu dirumuskan setelah mampu mengidentifkasi sumber pengetahuan dan pemanfaatan FOSS adalah Strategi Penerapan KM apakah menggunakan strategi Top-down, bottom-up atau middle. Pemilihan strategi ini jelas tergantung dari kondisi dan komitmen dari masing-masing manajemen perpustakaan secara holistik. Kuncinya jika  menggunakan Strategi Top Down akan lebih mudah mendapatkan support dari dan arahan dari Top Management perpustakaan. Strategi dari middle lebih menguntungkan dalam hal kordinasi antar staf sehingga mengurangi redundansi atau overlapping workflow, sedangkan strategi bottom-up biaya “relatif” lebih ekonomis dengan resiko yang lebih kecil karena mendapatkan dukungan dari staf.

Dari pengamatan saya, hal tersulit dan menantang justru bagaimana mengubah pola pikir dan budaya termasuk didalamnya menjaga semangat dan memotivasi agar semua level manajemen konsisten menjalankan KM. Seperti kata paretonya 80% tantangannya bersifat non teknikal (organization culture) dan 20% bersifat teknikal (IT). Masih banyak ditemui, staf yang enggan berbagi pengetahuan dan pengalamannya atau kesulitan untuk mengeskpresikan dan mengkomunikasikan pengetahuan mereka. Salah satu jurus jitu untuk menumbuhkan budaya KM memang harus ada penyelarasan visi dan misi instituisi dengan  job description staf contohnya di dalam job desc tercantum kewajiban untuk mendokumentasikan pengalaman, pekerjaan, dan  sharing. Idealnya, hal-hal yang terkait dengan  KM dapat dijadikan salah satu Key Performance Indicator (KPI) kerja staf yang pada akhirnya bermuara kepada  sistem reward / insentif sebagai stimulator.

Tulisan singkat ini, hanya ingin memberikan gambaran sederhana alangkah elegannya jika  perpustakaan sebagai “pusat” data, informasi, dan pengetahuan menerapkan praktek KM (mulai dari proses penemuan, penangkapan, penyebaran, penyimpanan, dan aplikasi pengetahuan) atau  dapat menjadi pilot dari institusi yang inign menerapkan KM.

Wahai para pustakawan..silakan mencoba ..:)